ただ眠いんだ

"人生はコメディだ!"

表計算ソフトを使ってGoogleカレンダーに一括で予定を入力しよう

おそらく新生活が始まって、スケジュール管理は手帳でしょ!なんて人もいれば、Googleカレンダーに予定を入力する人もいるんじゃないかなと思う。
仕事の予定を入力していくのが大変だなあ…という人が多いんじゃないかと思う。毎日決まった時間の仕事の人はまだしも、シフト制の人は時間を入力したりなんだりと、いちいち何個も何個も新しい予定を作って時間を編集して…というのはなかなか骨が折れる。

そんな人には、GoogleカレンダーのCSVインポート機能をおすすめしたいと思う。
ExcelやGoogleスプレッドシートあたりを使って予定を入力すれば、同じような予定はコピペ一発で入力できるようになる。
さらに一度ちゃんとしたテンプレートを作ってしまえば、あとは数字を入力すれば勝手に時間やシフトの名前が入力されるようすることもできる。捗るよ!

入力しよう

予定の作成に必要な項目

Googleカレンダーのヘルプによれば、CSV読み込み時に使うヘッダーは次の通り。

support.google.com

Subject=題名
Start Date=開始日
Start Time=開始時間
End Date=終了日
End Time=終了時間
All Day Event終日の予定か?
Description=詳細
Location=場所
Private=プライベート?

これらの9つの項目が、Googleカレンダーに設定できる。
この中で必須なのは題名と開始日だけで、空欄のところは未設定になる。また、「?」で終わっている項目に関しては「TRUE」または「FALSE」で回答するが、必須項目ではないので空欄でも可。
まあ、お仕事で必要そうなのはSubject、Start Date、Start Time、End Date、End Time、Description、Locationくらいだろうか。
僕はDescriptionには持ち物を記入している。

A1からSubjectを先頭にそれぞれの項目を横に並べて、それぞれの日付の予定を下に入力していけばいいのです。

さて、シフト入力のように各項目を入力するとこんな感じになるでしょうか。
ブログだと横幅の制約があるので、重要そうな項目だけ抜き出して載せています。必須項目以外はなくても問題ないし。

Subject Start Date Start Time End Date End Time Location
早番 2017/4/1 9:00 2017/4/1 18:00 職場
遅番 2017/4/2 11:00 2017/4/2 20:00 職場
早番 2017/4/3 9:00 2017/4/3 18:00 職場
遅番 2017/4/4 11:00 2017/4/4 20:00 職場

表が完成したら、ファイルのエクスポートからCSVファイルを選択して保存。
Googleカレンダーの設定→カレンダータブ→カレンダーのインポートから、CSVファイルを読みこませればOK。この時に予定を追加するカレンダーをちゃんと選択するのがポイントかも。間違えると大変、マジで。

VLOOKUP関数でもっと楽しよう

1日ずつ入力したりコピペをするだけでもカレンダーへの入力が相当楽になりますが、ここでさらに楽をすることも可能かも。
例えば、それぞれのシフトをこんな感じでデータ化して表にしておく。

1 早番 9:00 18:00
2 遅番 11:00 20:00

そして、実際に入力する表の横に数値を入力して、対応するシフトをVLOOKUP関数で引っ張ってくればいい。この場合は、早番の日は1、遅番の日は2を表中に入力して、データを引っ張ってくる関数を設定すればよいでしょう。
シフトの種類が多い人でも一度表を作成してしまえばこっちのものです。

一月に一度20個くらいの数字を入力するだけでGoogleカレンダーにシフトを入力することができるはず。

シフトを入力するシートにシフト一覧表を作ってしまうと、CSVファイルを整形する必要が出てきてしまうけれど、それでもまあ、Googleカレンダーをいちいち操作するよりはだいぶマシだろう。
CSVの整形ができないのであればシート2にシフト一覧とシフト呼び出し表を作成、シート1にデータをコピーしてきてCSVファイルを作ればいいんじゃないかな!捗るよ!